Sonoma Partners a récemment édité un add-on pour Microsoft Dynamics CRM 2011 permettant de chercher une chaîne de caractères dans les enregistrements de plusieurs entités simultanément.
1. Installer le moteur de recherche
1.1. Télécharger la solution.
Pour installer le moteur de recherche, il faut dans un premier temps télécharger la solution qui contient l’add-on.
Pour cela, aller sur le site de Sonoma Partners en cliquant sur le sur le lien suivant.
Remplir le formulaire et cliquer sur « Submit Request ».
Un Email avec un lien va être envoyé à l’adresse email indiquée.
Cliquer sur le lien pour télécharger la solution « Sonoma Partners.UniversalSearch-Managed » (fichier zip de 192 ko).
1.2. Importer la solution
Ensuite, il faut importer la solution téléchargée dans le CRM.
Aller dans Paramètres > Solutions et cliquer sur « Importer ».
Importer la solution téléchargée.
Une fois que l’importation a été faite, on peut utiliser le moteur de recherche en cliquant sur le bouton « Universal Search » dans le ruban du menu général.
Dans la colonne « record summary » se trouve l’ensemble des entités sur lesquelles la recherche peut porter. On peut choisir d’effectuer une recherche sur toutes les entités (All) ou sur certaines d’entre elles seulement, en les cochant.
Le moteur de recherche propose par défaut les entités suivantes : Comptes - Contacts - Incidents - Opportunités - Prospects.
Il est toutefois possible de définir les entités disponibles à la recherche en utilisant le configurateur.
2. Configurer le moteur de recherche
Pour configurer le moteur de recherche, aller dans Paramètres > Solutions.
Ouvrir la solution « UniversalSearch ».
Dans la colonne de gauche, intitulée « Available Entities », se trouve la liste des entités disponibles pour la recherche. Dans la colonne de droite se trouvent les entités sélectionnées.
Il est possible de supprimer et d’ajouter des entités pour la recherche à l’aide des deux boutons situés entre les colonnes.
Dans ce cas, je n’ai pas besoin des entités sélectionnées par défaut. Je les supprime donc toutes en faisant une multisélection et en cliquant sur le deuxième bouton.
Inversement, je sélectionne dans la colonne de gauche les entités qui m’intéressent et les rends disponibles à la recherche en cliquant sur le premier bouton.
Une fois que ma sélection est faite, je l’enregistre en cliquant sur « Save ». A tout moment, je pourrai restaurer les entités sélectionnées par défaut en cliquant sur « Restore Defaults ».
Je peux également modifier le nombre de colonnes apparaissant dans le résultat en modifiant la valeur dans le champ « Columns to display ». Par défaut, la valeur est 4, ce qui signifie que les quatre premières colonnes de la vue « Recherche » seront affichées dans le résultat.
Le champ suivant, « Max. records returned », sert à définir le nombre maximum de résultats à afficher par entité.
3. Lancer une recherche
Après avoir configuré le moteur de recherche, je l’ouvre à nouveau.
Les entités disponibles à la recherche sont bien celles que j’ai choisies.
Pour rechercher un enregistrement, je saisis une chaîne de caractères dans le champ de recherche.
Je vais, par exemple, effectuer une recherche sur tous les enregistrements contenant la chaîne « Kery James » en tapant « *kery james ».
Le moteur de recherche m’indique le nombre d’enregistrements trouvés par entités. Dans ce cas, j’obtiens un artiste, 6 disques et plus de 50 titres.
Je peux ouvrir l’enregistrement qui m’intéresse en cliquant sur le lien.
Remarque : les champs disponibles à la recherche sont les champs définis comme critères de recherche. Lorsqu’on modifie les critères de recherche d’une entité, il faut supprimer puis rajouter l’entité en question dans la solution « UniversalSearch » pour que le moteur de recherche prenne en compte cette modification.
It is now possible, in Microsoft Dynamics CRM 2011, to look for a character string in various entities simultaneously thanks to Sonoma Partner’s new add-on.
1. Installing the search engine
1.1. Downloading the solution
To install the search engine in the CRM, you should first download the solution which contains the add-on.
Go on Sonoma Partners’ website by clicking on the following link.
Click on « download and try Universal Search from our website ».
Fill in the form and click on « Submit Request ».
You will receive an Email with a link. Click on the link to download the « Sonoma Partners.UniversalSearch-Managed » solution (zip file, 192 ko).
1.2. Import the solution
Once you have downloaded the solution, you need to import it in the CRM.
Go to Settings > Solutions and click on « Import ».
Import the downloaded solution. You can now use the search engine by clicking on the « Universal Search » button on the main menu’s ribbon.
In the « record summary » column, you can find the entities available for search. You can either search in all entities or only in the checked entities.
The following entities are available by default : Accounts - Contacts - Cases - Opportunities - Leads.
You can nevertheless choose which entities are available by configuring the search engine.
2. Configuring the search engine
Go to Settings > Solutions.
Open the « UniversalSearch » solution.
You can see two columns, one with the available entities, one with the selected entities.
You can add and withdraw selected entities with the two button between the columns.
Note: the search engine can only be configured in the CRM’s native language. This is why the entities appear in French on this example.
In this case, I don’t need the default entities. To withdraw these entities, I select them and click on the second button.
Then I choose the entities I need in the « Available Entities column » and add them by clicking on the first button.
Once I have chosen my entities, I can click on « Save ». I always have the possibility to restore the default entities by clicking on “Restore Defaults”.
I can also change the number of columns displayed in the result by modifying the value of the “Columns to display” field. The default value is 4, which means the first four columns of the “Research” view will be displayed.
In the same way, I can change the maximum number of records returned by entity in the following field “Max. records returned”.
3. Launching a search
After configurating the search engine, open it.
The available entities are the entities I chose while configuring the search engine.
To look for a record, I enter a character string in the search field.
For instance, I click “kery james” to look for all the records with the “Kery James” string.
The search engine tells me how many records were found in each entity. In this case, I found one artist, 6 discs and more than 50 tracks.
I can open the record I want by clicking on the link.
Note: the available fields for search in the search engine are the fields you made available for search in the CRM. Each time you change the available fields for search in an entity, you need to withdraw this entity and add it again in the “UniversalSearch” solution to make the fields available for search in the search engine.
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